Il n'est pas rare de commencer à chercher des candidats appropriés en publiant une offre d'emploi. Aussi, les exigences du poste sont souvent formulées de manière vague en utilisant  des phrases imprécises ou des formules bateaux telles que "une expérience professionnelle est la bienvenue".

Cet article se concentre sur un aspect important qui est souvent négligé par les institutions financières, à savoir comment rendre votre processus de recrutement efficace. Le processus de recrutement nécessite une préparation et commence bien avant la publication de l'annonce d'un poste vacant.

D'une manière générale, nous pouvons définir quelques conditions essentielles pour garantir un travail de qualité avec le personnel:

 

• Un processus formalisé /clair et prédéfini de recherche et de sélection du personnel ;
• Un programme de stage bien conçu ;
• Un système d'évaluation régulière des performances et des compétences du personnel ;
• Un système d'évaluation des besoins en formation et des formations continues ;
• Conditions claires de promotion et de plan de carrières.

Cet article fournit une description détaillée de la première étape des activités de développement du personnel, à savoir les bonnes pratiques dans l'organisation du processus de recherche et de sélection du personnel, y compris une description des éléments obligatoires et des recommandations pratiques sur leur mise en œuvre réussie.

Importance de la phase préparatoire

Il est en général difficile de mesurer l’impact du recrutement bien que celui-ci soit un processus crucial pour toute entreprise. Embaucher un candidat qui ne peut pas faire face aux tâches qui lui sont confiées en raison d'un manque de qualités personnelles /capacités et de compétences nécessaires entraîne des pertes importantes de temps et de ressources pour une entreprise, ainsi que des opportunités manquées.

Pour recruter le bon profil, il est important de commencer par des activités préparatoires et de ne pas se concentrer seulement sur les exigences formelles du poste. Il est nécessaire de vérifier que le poste corresponde au candidat (et vice-versa), en analysant par exemple quel candidat serait capable d'accomplir les tâches associées à un certain poste. Il est également nécessaire de créer les conditions d'une prise de décision objective et rapide en définissant  des étapes de sélection et des critères d'évaluation clairs pour les candidats.

Il est important pour le département RH de toute institution de réaliser un travail préparatoire qui garantira le processus le plus efficace de sélection des candidats appropriés et, surtout, créera les conditions d'embauche des candidats les plus adaptés à un poste précis.

Grâce à une sélection ciblée du personnel, on peut garantir une diminution des coûts de formation,  une plus grande efficacité du personnel et une réduction rotation du personnel/ turn-over.

Comme pour tout autre processus, pour une mise en œuvre réussie de la sélection du personnel, celui-ci doit être formalisé et décrit en détail. Cela jettera les bases d'une évaluation et d'une sélection objectives des candidats les mieux adaptés à un poste déterminé.

Comment ce processus doit-il être organisé selon les meilleures pratiques mondiales ?

 

Conception d'une description/profil de poste

Comme première étape préparatoire à un recrutement de qualité, il est recommandé d'élaborer une description détaillée de chaque poste existant dans une institution financière.

Il est important d'indiquer la formation ou l'expérience professionnelle souhaitée ainsi que les connaissances pratiques, les compétences et les qualités nécessaires et spécifiques qu'un employé doit posséder pour accéder à /occuper un poste spécifique.

Un profil d'emploi pour chaque poste est préparé sous la forme d'un document distinct qui doit inclure les informations suivantes :

• Liste des responsabilités pour le poste spécifique ;
• Exigences pour les candidats potentiels (qualification, années d’expérience etc);
• Conditions de travail proposées.

Le tableau ci-dessous présente un exemple de structure d’un descriptif du poste de travail.

Il est important de définir clairement les tâches principales et secondaires de chaque poste. Pour la première compilation de cette liste, il est utile de constituer un groupe de travail comprenant des spécialistes du département RH et du département auquel appartient ce poste. Vous pouvez commencer par définir les tâches générales du département, puis indiquer les tâches fonctionnelles de chaque employé de ce département.

Plus cette liste est précise, plus il sera facile de trouver le profil idéal pour un poste donné. Avec une idée claire des tâches qui seront accomplies par un collaborateur dans un poste donné, il sera plus facile de procéder au recrutement.

L'étape suivante consiste à déterminer les connaissances, les compétences requises et les qualités personnelles que doit posséder le candidat idéal pour ce poste. Il est important d'accorder une attention particulière à ce point.

Dans la rubrique "Exigences envers le candidat", les employeurs indiquent souvent des exigences formelles, telles que le niveau d'études et les compétences informatiques. Cependant, il est plus efficace de sélectionner les candidats en fonction de leurs qualités personnelles et de leurs compétences professionnelles. Et il y a une bonne raison à cela.

Déterminer les compétences requises n'est pas une tâche simple, mais en le faisant, vous pouvez améliorer considérablement la pertinence du recrutement. Une fois que vous avez terminé la description des fonctions et des exigences aux candidats potentiels, vous disposez de la base nécessaire pour passer à l'étape suivante.

Rédaction d'une matrice de compétences

Dans cette matrice, vous dressez la liste de toutes les compétences requises pour exercer les fonctions d'un poste donné. Il est recommandé d’utiliser les compétences de celles compilées pour un profil de poste donné et de les ajouter à la matrice, en les regroupant généralement en qualités personnelles et en compétences techniques. Il est recommandé de limiter la liste aux compétences les plus indispensables pour chaque poste. Si la liste est trop longue (plus de 10 compétences), cela compliquera l'évaluation. Étant donné que les différents postes sont associés à des responsabilités et des niveaux de responsabilité différents, le nombre de compétences figurant sur les listes pour les différents postes peut être différent, en fonction de la complexité de chaque poste.

L'étape suivante consiste à définir une échelle de mesure, par exemple, une échelle de notation de 1 à 10 (où 10 est la note la plus élevée), ou une échelle d'indicateurs qualitatifs : "Faible - Moyen - Supérieur à la moyenne - Élevé". Cette échelle sert à  indiquer le niveau de compétence requis pour chaque compétence pour réussir dans un poste donné.

En règle générale, une matrice de compétences est élaborée pour un département spécifique et pour chaque niveau hiérarchique : un spécialiste, un spécialiste senior et le chef de département. En conséquence, le niveau de compétence attendu pour une compétence particulière sera indiquée en fonction du niveau d'expérience attendu/ exigé /requis pour chaque poste.

Lorsque l'on définit l'échelle des attentes d'un profil idéal, il est important de considérer le degré d'importance de chaque compétence pour le département donné.

• Par exemple, les employés du département « vente » doivent avoir un niveau élevé de compétences en communication (9-10 sur 10, selon l'échelle de notation mentionnée ci-dessus). Quant aux candidats aux postes du département « comptabilité », bien que les compétences en communication soient importantes pour l'interaction au sein de l'équipe, on ne s'attend pas à ce que ces candidats aient le plus haut niveau de compétences en communication.

A chacune des étapes décrites, il est important d'éviter toute généralisation. Soyez toujours spécifique sur les compétences exigées par votre institution.

Par exemple, lorsqu'il s'agit de spécialistes du risque de crédit, on attend d'eux qu'ils aient un niveau élevé de compétences analytiques. Cette exigence peut être précisée comme suit :

• Compétences analytiques : capacité à traiter rapidement de grands volumes d'informations diverses, à identifier les aspects les plus importants, les risques éventuels, à tirer des conclusions indépendantes et à proposer des solutions.

 

Ou encore, un autre exemple de description des compétences de communication attendues d'un responsable des prêts :

• Aptitudes à la communication : aisance dans la communication avec les clients potentiels, capacité à expliquer les produits/procédures correctement et de manière compréhensible, capacité à recueillir efficacement des informations exhaustives pour l'analyse du crédit et du risque, capacité à traiter les objections, à résoudre les situations conflictuelles.

 

Il est important d'ajouter des compétences de gestion aux descriptions des postes de direction. Par exemple : la capacité à prendre des initiatives, les compétences en matière de planification (compétences en matière d'organisation ou de contrôle), la capacité à développer et à motiver les autres. La présence des compétences de gestion requises devrait être envisagée comme une condition préalable à l’évolution de  carrière. Dans ce cas, le développement de ces compétences servira d'incitation pour les employés expérimentés ayant une perspective de promotion.

En outre, les compétences peuvent être divisées en deux catégories : critiques (indispensables) et souhaitables. La première catégorie comprend les qualités ou les aptitudes qui sont absolument nécessaires et sans lesquelles une exécution de haute qualité des fonctions décrites pour un poste donné sera impossible ou extrêmement difficile.

• Un exemple de compétences critiques : le souci du détail pour le poste de comptable

Il convient de garder à l'esprit qu'une matrice de compétences décrit le profil idéal pour un poste donné, et que les candidats potentiels ne possèdent pas nécessairement toutes les qualités nécessaires au niveau souhaité. Dans ce cas, il est important de prêter attention au potentiel des candidats à développer une compétence particulière et aux ressources disponibles dans votre organisation (pour aider les candidats à développer les compétences nécessaires). Il est également recommandé de prêter attention à la capacité des candidats à apprendre rapidement et à leurs autres points forts qui peuvent (partiellement) compenser le niveau insuffisant de l'une des compétences requises.

Également, si aucun candidat ne répond à l'ensemble minimal de compétences critiques, il est recommandé d'éviter les compromis et de poursuivre la recherche. En effet, l'embauche d'un candidat « par défaut » aura généralement des conséquences plus négatives et coûtera plus cher à votre institution en termes de temps et d'argent que la poursuite de la recherche d'un candidat plus approprié.

Il ne faut pas oublier non plus que tout le monde n’est pas fait pour tel ou tel emploi, et cela, même si beaucoup de temps et d'efforts sont investis dans la formation. Dans la plupart des cas, les employés qui ne peuvent pas faire face aux tâches en raison d'un manque de qualités nécessaires deviennent insatisfaits et démotivés, ce qui conduit finalement à des rendements insatisfaisants et à une rotation du personnel.

Il est généralement recommandé à toutes les institutions financières de commencer par une matrice simple. Au fil du temps, cette matrice peut être ajustée en fonction des performances du personnel, de son évaluation et de l'expérience acquise.

Une fois que la matrice de compétences est prête, elle constitue une excellente base pour évaluer les candidats potentiels ainsi que les employés actuels et identifier les domaines à améliorer. Si l'évaluation du personnel montre que certains employés n'ont pas les compétences nécessaires, les lacunes identifiées servent de base à l'élaboration d'un plan de formation efficace.

Il existe de nombreuses options pour construire une telle matrice, et il est important de définir un modèle spécifique et applicable  pour votre institution. À titre d'exemple, voici l'une des structures possibles.

Définir les étapes du recrutement et une approche de l'évaluation des candidats

En fonction des exigences liées à des postes spécifiques, il convient d'envisager les étapes de recrutement/sélection les plus adéquates pour chaque poste. Il est important de décrire le processus de recrutement, qui comprend des étapes claires, un système d'évaluation et une note de passage.

Les étapes possibles du recrutement sont les suivantes : première sélection des CV, sélection des candidats qui répondent aux critères ; tests généraux, remplissage de questionnaires ; analyse des résultats et sélection des candidats pour un entretien ; plusieurs étapes d'entretiens individuels et/ou collectifs ; réalisation de tests spécialisés.

Chacune de ces étapes permet d'identifier les différentes qualités d'un candidat potentiel. En combinant différentes étapes avec des critères d'évaluation clairement décrits, nous augmentons considérablement l'efficacité et l'objectivité du processus de sélection.

Il convient de déterminer les étapes choisies qui seront appliquées aux candidats internes. Il est également nécessaire de prendre en compte le niveau du poste et les périodes de sélection. Cependant, il est important d'appliquer une matrice de compétences ou une liste de compétences requises pour les candidats externes expérimentés ainsi que pour les candidats internes. Plusieurs années de travail à un poste similaire ne sont pas suffisantes pour garantir le niveau de compétence souhaitée.

Pour les entretiens, vous devez préparer une série de questions/ un questionnaire /grille d’évaluation afin de déterminer le niveau de certaines compétences et expériences. Ainsi, pour un entretien, la grille d’évaluation est choisie en fonction des compétences requises déterminées dans la matrice ou dans la liste des compétences requises pour un emploi spécifique. Il est également recommandé d'inclure des questions de mise en situation sur l'expérience antérieure d'un candidat.

Voici une liste possible de questions pour évaluer l'auto-organisation et la gestion du temps :

• Comment se déroule habituellement votre journée ? La planifiez-vous à l'avance ?
• Comment hiérarchisez-vous vos tâches pour la journée ?
• Qu'est-ce qui vous aide à planifier votre journée ?
• Que ferez-vous si vous devez accomplir plusieurs tâches en même temps ?
• Parlez-nous de vos projets pour le mois prochain.

Pour des raisons de commodité et de formalisation, il est utile d'élaborer un formulaire d'évaluation du candidat pour les entretiens individuels. Cela peut être facilement réalisé sur la base de la matrice ou de la liste des compétences requises.

Les questionnaires sont un bon outil pour identifier/évaluer les compétences. Les entretiens de groupe sont particulièrement utiles pour identifier les types de personnalité. Pour les mener, il est également nécessaire de préparer à l'avance des questions à débattre et un formulaire d'évaluation. Il est également possible d'inclure des études de cas situationnelles et de diviser les candidats en équipes. Pour un entretien, il est conseillé d'impliquer plusieurs employés car vous aurez besoin d'un ou plusieurs modérateurs de discussion et d'un ou plusieurs observateurs. Pour le rôle de modérateur, il est conseillé d'impliquer des employés du département pour lequel les candidats sont recrutés, avec le soutien d'un spécialiste du département RH dans le rôle d'observateur.

Il est important de choisir un lieu approprié pour un entretien de groupe. D'une part, les participants doivent se sentir à l'aise pour exprimer librement leurs opinions, il est donc préférable d'éviter les petits espaces fermés. D'autre part, le personnel de l'institution financière qui observe le processus d'entretien doit être en mesure d'entendre clairement l'opinion de chaque participant.

Selon le type de poste, la liste des qualités à évaluer sera différente et sera sélectionnée sur la base de la matrice ou de la liste des compétences requises. Il est important d'élaborer un formulaire d'évaluation du candidat pour un entretien de groupe.

Par exemple, pour un entretien de groupe, les critères d'évaluation suivants peuvent être inclus :

• Première impression
• Capacité d'exprimer des idées, compétences en matière de communication
• La prise d’initiative, le leadership
• Capacité à convaincre et argumenter
• Capacité à travailler en équipe

 

Cette méthode de sélection n'est pas applicable à tous les postes et est généralement utilisée dans les situations où de nombreuses candidatures sont déposées pour un poste. Les entretiens de groupe sont recommandés comme une méthode efficace lorsque les candidats sont nombreux et que la concurrence est forte. Cette méthode peut également être utilisée pour évaluer les étudiants de dernière année avant l'obtention de leur diplôme, afin de sélectionner les candidats les plus talentueux.

Les tests, quant à eux, peuvent être réalisés soit pour tester les compétences de base / le niveau général de développement des candidats, soit le niveau de connaissances professionnelles hautement spécialisées. Il est recommandé de créer à l'avance une vaste base de données de questions et d'options de réponse possibles, afin de pouvoir composer différentes versions de tests sans apport supplémentaire de ressources.

Il est également important de définir à l'avance les procédures du test technique, la durée du test, la méthode de notation et de fixer la note de passage minimale.

Il est important de conserver les résultats de l'évaluation initiale des candidats sélectionnés, en particulier leurs matrices de compétences complétées, car il s'agit du point de départ du parcours de développement ultérieur d'un employé.

 

Il est possible de recruter des candidats qui n’ont pas l'expérience  ou le niveau de connaissances techniques attendue, mais qui ont l’ensemble des qualités personnelles nécessaires au poste. Il est important que le profil du candidat corresponde au profil du poste , car il est beaucoup plus facile d'enseigner des connaissances techniques à une personne que de changer sa personnalité.

Un plan/ système de formation professionnelle interne est une bonne solution. Réfléchissez à l'avance au type de formation que vous pouvez offrir aux stagiaires pour développer leurs compétences les plus importantes. En fonction du niveau du candidat sélectionné, un plan de stage est rédigé, une approche de formation est choisie avec une liste de sujets et de matériels préparés à l'avance.

Publication d'offres d'emploi et recherche de candidats

La dernière étape du processus de préparation est la rédaction d'une offre d'emploi.

Il est important de fournir une description des futures responsabilités en fonction du profil de poste et des principales compétences attendues. Le candidat doit comprendre clairement les fonctions qu'il est appelé à exercer.

Il est également important d'utiliser différents médias/canaux pour publier une offre d'emploi, et pas seulement le site web officiel de votre organisation. La recherche de candidats internes ou externes à votre organisation élargit votre choix. Plus la portée de votre annonce est large, plus il y a de chances que votre candidat idéal recherché la remarque. L'un des facteurs généraux de réussite consiste à tout mettre en œuvre pour qu'il y ait suffisamment de candidats potentiels pour pouvoir choisir parmi les meilleurs sur le marché.

Il est important de communiquer aux candidats les différents moyens de soumettre leur candidature et de veiller à ce qu’il y ait un suivi. En effet, il faut éviter de laisser les candidats sans réponses et qu’ils aient l’impression que vote institution soit indifférente à leur candidature. Il est recommandé de créer une impression positive de votre organisation dès le premier contact avec les candidats en fournissant toutes les informations requises et en communiquant de manière professionnelle avec chaque candidat.

En conclusion, veuillez-trouver ci-dessus une proposition de schéma d'organisation du processus de sélection du personnel basé sur les meilleures pratiques.

Une fois que vous avez effectué ce travail préparatoire et appliqué les différents critères, vous disposez d'une base pour optimiser le processus de sélection des candidats, notamment grâce à (i) une approche formalisée et transparente et (ii) un traitement équitable des candidats évalués. En conséquence, vous serez en mesure de sélectionner les meilleurs candidats et ceux qui seront les plus aptes à contribuer à long terme au succès de votre institution financière. Des employés bien sélectionnés et capables de remplir leurs tâches sont la clé d'une efficacité, d'une productivité et d'une motivation accrues à moindre coût.